Mnogi građani još uvijek ovu instituciju povezuju s projektom poznatim kao CIPS, koji je bio početna faza modernizacije sustava osobnih dokumenata u BiH.
CIPS (projekt izdavanja osobnih dokumenata) bio je međunarodno podržani projekt koji je započeo ranih 2000-ih, a imao je za cilj stvaranje centralne evidencije državljana BiH, te uvođenje sigurnih i standardiziranih osobnih dokumenata.
Nakon uspješno implementirane prve faze kroz CIPS, sistem je prešao u nadležnost novoformirane državne agencije – IDDEEA-e BiH, koja je nastavila razvijati i unapređivati infrastrukturu i procese za izdavanje osobnih dokumenata, usklađene s međunarodnim standardima, uključujući ICAO i EU regulative.
IDDEEA BiH nije institucija koja ima direktan kontakt s građanima u procesu izdavanja osobnih dokumenata.
Njena primarna uloga je tehničko-operativna i strateška..
U skladu sa Zakonom o Agenciji za identifikacijske dokumente, evidenciju i razmjenu podataka BiH, Agencija je zadužena za:
• Centraliziranu evidenciju osobnih dokumenata vozačkih dozvola, jedinstvenih matičnih brojeva državljana BiH i drugih evidencija uz suglasnost izvornih organa,
• Personalizaciju osobnih iskaznica, putnih isprava, vozačkih dozvole, dokumenata za registraciju vozila, tahografskih kartica, pomorskih i brodarskih knjižica, pograničnih propusnica kao i druge dokumente uz suglasnost nadležnih organa,
• Predlaganje, izradu i provođenje strategije i politike razvoja identifikacijskih dokumenata u skladu s međunarodnim standardima,
• Osiguravanje softverskih rješenja,
• Suradnju s domaćim i međunarodnim institucijama u vezi razmjene i zaštite osobnih podataka,
• Upravne postupke u skladu s važećim zakonskim propisima koji se odnose na njen djelokrug rada
• Izdavanje kvalificiranog elektronskog potpisa za udaljeno potpisivanje.
Ministarstva unutarnjih poslova (MUP-ovi) entiteta, kantona i Brčko distrikta nadležna su za prijem i obradu zahtjeva građana za izdavanje osobnih dokumenata, odnosno za cijeli upravni postupak dok je IDDEEA nadležna isključivo za personalizaciju ovih dokumenata. Drugim riječima, građanin podnosi zahtjev za izdavanje nekog dokumenta, potvrde o prebivalištu i boravištu (tzv. CIPS potvrde) na lokaciji za izdavanje osobnih dokumenata tj. u prostorijama nadležnih organa.
Zaposleni na tim šalterima su službenici MUP-a, a ne IDDEEA-e, iako koriste tehničke sisteme i infrastrukturu koje je razvila upravo IDDEEA BiH.
To često izaziva konfuziju kod građana, koji misle da su ti službenici dio Agencije, što nije slučaj.
Razlikovanje nadležnosti je važno jer IDDEEA BiH nema mandat da upravlja radom šaltera niti odlučuje o eventualnim greškama u proceduri koje se dese prilikom predaje zahtjeva – za to su isključivo nadležni organi.
S druge strane, ako se desi tehnička greška u obradi podataka, u tisku dokumenata ili pitanju zaštite podataka – tada odgovornost preuzima IDDEEA BiH.
Cilj ovakve podjele odgovornosti jeste da se osigura funkcionalan sistem u kojem MUP-ovi pružaju usluge građanima, a IDDEEA pruža tehničku podršku, sigurnost i centralizirani nadzor nad sistemom izdavanja dokumenata.
Elektronska razmjena podataka – modernizacija u službi građanaZahvaljujući suvremenim sistemima koje održava IDDEEA, svi nadležni organi – uključujući i gradske i općinske administracije – imaju tehničku mogućnost za elektronsku razmjenu podataka, čime se:
• Smanjuje potreba za papirologijom,
• Ubrzava administrativne postupke,
• Povećava efikasnost i transparentnost rada javnih službi.
Kako bi se uspostavila elektronska razmjena podataka, javne institucije koji imaju pravna osnova za pristupanje evidencijama koje IDDEEA održava za potrebe izvornih organa trebaju podnijeti zahtjev Agenciji te će na brz i jednostavan način olakšati poslovanje u okviru svoje institucije.
